Stammdatenpflege wird mobil – Mobile Genehmigung für SAP MDG

Die Nutzung innovativer Technologien zur Digitalisierung von Prozessabläufen im Unternehmen ist ein wichtiger Schritt im Reifegradmodell der Digitalen Transformation. Um digitale Innovationsprojekte in einem größeren Stil erfolgreich zu etablieren, ist die Begleitung der eigenen Organisation im Einsatz von technologischen Hebeln zur Steigerung von Agilität und Flexibilität im Unternehmen essentiell. Diese Projekte in eine digitale Gesamtstrategie zu integrieren ist ein wichtiges Element auf dem Weg zu einer höheren digitalen Reife.

Daten sind die harte Währung im digitalen Zeitalter. Sie bilden die Grundlage für unternehmensübergreifende Zusammenarbeit zwischen dem eigenen Unternehmen, Kunden, Zulieferern und weiteren Geschäftspartner. Lesen Sie in diesem Blogpost, wie durch den Einsatz digitaler Hebel Genehmigungsprozesse mobilisiert und somit flexibler gestaltet werden können.

Die Genehmigung von Stammdaten durch einen Data Steward ist ein zentraler Schritt im Lebenszyklus eines Änderungsantrags – ein relativ simpler, aber in Hinblick auf die Datenqualität ein sehr wichtiger. Je schneller die Genehmigung erfolgt, desto eher findet die Verteilung der Stammdaten an die relevanten Systeme statt. Data Stewards benötigen dazu einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf Stammdaten. Durch die Abbildung ihrer Aufgaben auf mobilen Endgeräten wird eine schnelle Reaktion und Vermeidung von prozesskritischen Wartezeiten möglich. Doch wie können kurze Reaktionszeiten und ein optimaler Approval Prozess im SAP Master Data Governance (MDG) sichergestellt werden?

SAP erlaubt bereits heute mit SAP Fiori einen standort- und endgerät-unabhängigen Zugriff auf Änderungsanträge im SAP MDG. Ein Data Steward wird aktiv über neue Anträge benachrichtigt, kann die geänderten Daten einsehen und entsprechend genehmigen oder ablehnen. Die Benutzeroberfläche ist aufgeräumt, in Kategorien aufgeteilt und einfach zu bedienen. Unterstützt werden dabei die Domänen Material, Business Partner, Kunde, Lieferant, sowie die Finanzobjekte Kostenstellen und Profitcenter.

Aus unserer umfangreichen Projekterfahrung im Stammdatenmanagement wissen wir jedoch, dass eine reine Genehmigungsfunktion nicht für einen Best-Practice-Pflegeprozess ausreicht. Ein Data Steward benötigt zusätzlich noch eine Änderungsfunktion, damit Änderungen direkt gespeichert werden können. Daher muss die bestehende Applikation hinsichtlich der realen Anforderungen erweitert werden.

 

Eine von Camelot entwickelte Genehmigungs-Applikation erlaubt daher zusätzlich zur Standardfunktionalität noch folgende Erweiterungen:

  • Dynamische UI- und Workflowsteuerung
  • Validierungen und Ableitungen mit Anzeige der entsprechenden Fehler und Warnungen
  • Datenpflege mit Sicherung im inaktiven Bereich eines Änderungsantrags
  • Bei Genehmigung automatische Aktivierung des Änderungsantrags inkl. Übernahme aller Datenänderungen
  • Unterstützung von Werte- und Suchhilfen
  • Suchen und Sortierung, sowie Filtern und Gruppieren nach Domänen
  • Push Notifications

 

Durch die Abbildung der Prozesse auf mobilen Endgeräten werden Data Stewards stärker in ihrer Arbeit unterstützt.

Neben der Mobilisierung und damit räumlichen und zeitlichen Unabhängigkeit, ermöglicht die funktionale Erweiterung des SAP Standards direkte Datenpflege im Genehmigungsschritt, inklusive Qualitätssicherung durch Geschäftsregeln. Dies vereinfacht und beschleunigt den Prozessfluss und spart unnötige Neuanträge aufgrund falscher Daten und eliminiert somit zusätzliche Aufwände in der Stammdatenpflege, sowohl für den Antragssteller als auch die Data Stewards.

Diese gezielten Funktionserweiterungen integrieren die mobilen Endgeräte nun besser in den Prozess, erweitern die Anwendungsfälle und eröffnen weitere Optimierungspotenziale hin zu einer digitalen Gesamtstrategie – z. B. durch Integration weiterer Cloud-Services.

Mobile Endgeräte schaffen nun endlich einen relevanten Mehrwert für Master Data Governance – die Data Stewards wird es freuen

 

 

written by
Denis Schrodt
Denis Schrodt ist Senior Consultant bei Camelot ITLab. Als Verantwortlicher für die Themenbereiche „User Experience“ und „Mobility“ treibt er die digitale Transformation seiner Kunden voran. Dabei betrachtet er nicht nur konzeptionelle und technische Aspekte, sondern auch Ansätze zur Entwicklung einer mobilen IT-Strategie innerhalb der Geschäftsprozesse.

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