„End-of-Data“-Verwaltung im Information Lifecycle Management (ILM)

Früher war eine umfassende Datenmanagementstrategie, die auf eine Senkung der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) und die Kontrolle des gesamten Datenvolumens abzielte, noch ausreichend. Heute kommen jedoch immer strengere Aufbewahrungsanforderungen und Compliance-Regeln auf, sodass der Schwerpunkt weg von den Kosten und hin zu Compliance-Gesetzen und Risikominderung verlagert werden muss. Das Datenmanagement muss durch ein ganzheitliches Information Lifecycle Management (ILM) ergänzt werden, insbesondere in der letzten Phase des Datenlebenszyklus. Entdecken Sie die entscheidenden Vorteile von CAMELOTs ILM-Framework und erfahren Sie, wie Sie die Lücke am Ende der Datenlebensdauer schließen können.


Wieso brauchen wir ILM?

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Aufbewahrungsanforderungen verstehen und diese angemessen auf ihre Datenstrategie anwenden. Das durch die neue DSGVO im Mai 2018 eingeführte Gesetz stärkt und vereinheitlicht den Datenschutz für alle Personen in der EU. Hohe Sanktionen (4 Prozent des globalen Jahresumsatzes oder 20 Mio. Euro, je nachdem, welcher Wert höher ist) veranlassen die Unternehmen dazu, ihre Compliance- und Datenschutzstrategien zu überdenken. Darüber hinaus werden IT-Landschaften zunehmend komplexer und sind stärker verteilt. Zahlreiche ECCs und weitere Anwendungen und Tools werden verwendet, um Daten zu erstellen, zu pflegen und zu nutzen. Im digitalen Zeitalter werden Menge, Geschwindigkeit und Vielfalt der Daten weiterhin dramatisch zunehmen. Unternehmen sammeln und produzieren viele Daten, machen sich aber oft wenig Gedanken um das Ende des Informationslebenszyklus. Insgesamt kann man sagen, dass die Herausforderungen schärferer regulatorischer Anforderungen und komplexer IT-Architekturen Unternehmen dazu zwingen, ihre Datenmanagementstrategie zu überdenken.


Wie ILM das übersehene Risiko am Ende des Informationslebenszyklus löst

ILM wurde entwickelt, um diese Herausforderungen mit einer Kombination von Prozessen, Richtlinien, Software und Hardware zu bewältigen, sodass für jede Phase des Datenlebenszyklus die entsprechende Technologie verwendet wird. Es handelt sich bei ILM um eine End-to-End-Lösung, von einmal erstellten Daten bis hin zu veralteten Daten, die gelöscht werden müssen. Der Schwerpunkt liegt hierbei auf der meist unverwalteten Phase der Archivierung und Löschung von Daten („End-of-Data“).

Ursprünglich war die Aufbewahrung und Vernichtung von Daten ein manueller Prozess, der auf jedes Datenobjekt in verschiedenen Systemen angewendet wurde. Durch das Definieren von Richtlinien für Datenobjekte, die an verschiedenen Orten gespeichert sind, war es nicht praktikabel, den Löschprozess effizient einzuhalten und zu verwalten. Die Folgen veralteter, nicht gelöschter Daten sind ein zusätzlicher Verwaltungs- und Wartungsaufwand, verwirrende Daten im Reporting und unnötige Speicherkosten. Mit ILM werden alle Ihre Daten gemäß Ihren individuellen Datenaufbewahrungsrichtlinien zentral verwaltet. Datenvernichtung, eDiscovery und Legal Holds für Audits oder Rechtsstreitigkeiten stehen in einem Tool zur Verfügung. Durch das Erstellen verschiedener Archive können Sie die Lebensdauer verschiedener Daten verwalten. Sie geben beispielsweise die Länge des Aufbewahrungszeitraums für jeden Objekttyp an, wo die Daten aufbewahrt werden sollen und wann sie gelöscht werden müssen. Diese Regeln können auf gesetzlichen (externen) Anforderungen und/oder internen Compliance-Richtlinien basieren. Darüber hinaus umfasst ILM strukturierte und unstrukturierte Daten. Eine gute Voraussetzung für die Implementierung einer ILM-Strategie ist eine gesunde Stammdatenverwaltungsstrategie und -ausführung, die Datenqualitätsprobleme von vornherein reduziert.


Three pillars of ILM: Archiving, Retention Management and Retention Warehousing

  • Die Archivierung ist im Allgemeinen eine Standardfunktion zum Speichern von Daten auf einem separaten Archivserver.
  • Retention Management (RM) ist eine Best-Practice-Lösung zum Archivieren und Löschen verschiedener Datenobjekte aufgrund individueller Aufbewahrungsregeln.
  • Retention Warehousing (RW) ermöglicht die System-Außerbetriebnahme von Altsystemen.

Ein praktisches Beispiel für das Ende des Informationslebenszyklus – Aufbewahrung und Löschung

Der Hersteller ManuFix beschließt, das Geschäft mit seinem langjährigen Lieferanten SupplyYou einzustellen. Also muss SupplyYou für zukünftige Geschäfte gesperrt werden. Sowohl die Transaktions- als auch die Stammdaten, die in mehreren Systemen gespeichert sind, verbrauchen wertvolle Speicherkapazität und werden zu einem Compliance-Risiko, wenn sie nicht innerhalb der Regulierungsperioden gelöscht werden. In diesem Fall verwendet der Hersteller bereits ein Stammdatenmanagement-Tool (z.B. SAP MDG), das alle globalen Daten (Adressdaten, Ansprechpartner, Steuer-, Bankdaten etc.) in einem Tool speichert. Der Status ‚Flag for Deletion‘ kann für den Lieferanten eingestellt werden. Sowohl das MDM-Tool als auch die angeschlossenen ECC-Systeme werden archiviert. Der Lieferant erhält den Status ‚Deactivated‘, bleibt aber auf dem Server erhalten. Unabhängig vom MDM-Tool werden mit ILM alle Daten von SupplyYou auf der Basis von Aufbewahrungsregeln in ein separates Archiv übertragen. Die endgültige Löschung von SupplyYou wird aufgrund definierter Löschregeln automatisch und unter Einhaltung regulatorischer Anforderungen ausgeführt.

Für verschiedene Objekte, wie Rechnungen, Steuerbelege, Gehaltsabrechnungen, Verträge etc. können individuelle Speicher- und Löschregeln implementiert werden. Nehmen wir an, dass persönliche Daten nach 10 Jahren gelöscht werden müssen. Diese Regel kann mit ILM angewendet werden und verwaltet dann den Löschprozess für zugehörige Daten. ILM automatisiert den Aufbewahrungs- und Löschprozess für das Ende des Datenlebenszyklus.


Die vier Phasen des ILM-Ansatzes von CAMELOT

Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung im Bereich Enterprise Information Management (EIM) ist CAMELOT das führende Beratungsunternehmen für die Handhabung und Implementierung eines qualitativ hochwertigen Stammdatenmanagements. Wertvolle und konsistente Stammdaten sind der erste Schritt der digitalen Transformation von Unternehmen. Als digitaler Vorreiter im Bereich EIM bieten wir einen End-to-End-ILM-Ansatz von der Strategie bis zur Implementierung, der sicherstellt, dass Geschäft und IT optimal aufeinander abgestimmt sind und Prozesse gut gesteuert werden.


CAMELOTs holistic End-of-Information-Lifecycle approach – from strategy to implementation – Source: CAMELOT Management Consultants AG

Die Anpassung der IT-Infrastruktur an die Geschäftsanforderungen, einschließlich regulatorischer Anforderungen und kundenspezifischer Schwachstellen, gewährleistet ein ganzheitliches Management am Ende des Datenlebenszyklus. Mit seinem Know-how im Bereich Datensicherheit und Datenschutz kann Camelot bei der Definition von Aufbewahrungs- und Entsorgungsregeln in Übereinstimmung mit der Datenaufbewahrungsrichtlinie helfen. Dementsprechend verbessern wir die Datenqualität und -sicherheit sowie die Speicheroptimierung. Ein effizientes Governance-Konzept sichert die Prozesskorrektheit in jeder Phase

Angesichts der zahlreichen Herausforderungen, vor denen ein Unternehmen am Ende des Datenlebenszyklus steht, schließt das Framework für das Ende des Informationslebenszyklus von CAMELOT die Lücke der herkömmlichen manuellen Datenarchivierung. Durch die Verwaltung von Daten mit automatischen Aufbewahrungs- und Löschregeln ermöglichen wir die Einhaltung interner Compliancevorschriften und gesetzlicher Richtlinien. Für weitere Informationen zum Thema Enterprise Information Management, MDM und ILM wenden Sie sich bitte an uns.

written by
Alexander Beis
Alexander Beis (M.Sc. Management Engineering) ist Consultant bei CAMELOT Management Consultants, spezialisiert auf Enterprise Information Management. Mit beruflichen Erfahrungen im Supply-Chain- und Prozessmanagement unterstützt er Unternehmen bei der Gestaltung und strategischen Ausrichtung ihres Informationsmanagements im Kontext der Digitalisierung.

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